ทำไมต้องมีฐานข้อมูล
ในการประกอบธุรกิจจะมีข้อมูลต่างๆเกิดขึ้นมากมาย
ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลลูกค้า
ข้อมูลการสั่งของ ข้อมูลพนักงาน ฯลฯ
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะต้องมีการเก็บรักษาที่ดี
นอกจากนั้นในการตัดสินใจต่างๆจะมีข้อมูลที่ต้องใช้ประมวลผลเพื่อประกอบการตัดสินใจเป็นจำนวนมาก
การนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้นั้น ถ้าไม่ได้มีการจัดระเบียบการเก็บที่ดี
ก็ย่อมนำมาใช้ได้อย่างยากลำบากทำไมต้องมีระบบฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะมีหน้าที่หลักๆดังต่อไปนี้ การเก็บรักษาข้อมูล
ระบบฐานข้อมูลจะช่วยให้การเก็บรักษาข้อมูลเป็นระบบระเบียบ มีการจัดหมวดหมู่ของข้อมูล
ซึ่งจะให้ผู้จัดเก็บทำงานได้สะดวกมากขึ้น และป้องกันความผิดพลาดได้ การนำข้อมูลไปใช้ ข้อนี้จะเป็นหัวใจของระบบฐานข้อมูลเลยทีเดียว
ระบบฐานจะทำให้การดึงข้อมูลออกมาใช้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การสรุปข้อมูลและประมวลผลต่างๆจะทำได้ง่ายขึ้น
ซึ่งจะทำให้สามารถนำข้อมูลไปประกอบการตัดสินใจได้ ยกตัวอย่างเช่น
การเก็บข้อมูลใบสั่งของจากลูกค้า
ถ้าเราเก็บโดยไม่มีระบบเช่นเก็บสำเนาใบเสร็จทั้งหมดไว้
เราก็จะมีเพียงหลักฐานว่าใครสั่งอะไรไปบ้างเท่านั้น
แต่ถ้ามีการเก็บลงระบบฐานข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วย
เราจะสามารถดึงข้อมูลสรุป ต่างๆออกมาใช้ได้ เช่น สามารถรวบรวมได้ว่า ลูกค้ารายนี้
สั่งอะไรบ้าง สินค้ารายการนี้ถูกสั่งไปเท่าไร เหลืออีกเท่าไร ฯลฯ
การแก้ไขข้อมูล เป็นอีกความสามารถหนึ่งที่ระบบฐานข้อมูลจะช่วยให้ทำงานสะดวกขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น จากข้อที่แล้วตัวอย่างใบสั่งของ
ถ้าลูกค้ามีการเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ เราก็สามารถแก้ทีเดียวได้
โดยไม่ต้องเข้าไปแก้ในใบสั่งของแต่ละใบ เป็นต้น ซึ่งจากหน้าที่ของระบบฐานข้อมูลจะทำให้เห็นว่า
การเก็บข้อมูลอย่างมีระบบกับไม่มีนั้น มีความสามารถและประโยชน์ใช้สอยต่างกันมาก
ซึ่งก็คงจะทำให้เห็นประโยชน์ของฐานข้อมูลเด่นชัดขึ้นระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ อันที่จริงแล้วนั้น
ระบบฐานข้อมูลไม่จำเป็นจะต้องอิงกับคอมพิวเตอร์เสมอไป ยกตัวอย่างเช่น
ระบบบัตรทะเบียนหนังสือในห้องสมุด ระบบบัตรคนไข้ ฯลฯ แม้แต่การที่เราจดบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อน
ก็ถือได้ว่าเป็นระบบฐานข้อมูลอย่างหนึ่ง
ซึ่งระบบดังกล่าวนี้
ถ้ามีการใช้หลักของการจัดการฐานข้อมูลที่ถูกต้องแล้วละก็
จะสามารถมีความสะดวกในการใช้สอยได้ในระดับหนึ่ง แต่ทว่าในปัจจุบันเมื่อเราพูดถึงระบบฐานข้อมูล
เราก็มักจะนึกถึงระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์
การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการฐานข้อมูลนั้น อาจพูดได้ว่า
เป็นการใช้คอมพิวเตอร์ที่ตรงกับข้อเด่นที่สุดของคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่ง ก็คือ
ใช้กับงานที่มีการทำซ้ำเป็นจำนวนมาก มีการประมวลผลที่เป็นระบบ
ซึ่งคอมพิวเตอร์จะไม่มีความผิดพลาดอันเกิดจากการเหนื่อยล้าหรือเบื่อหน่ายมาใช้ระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์กันดีกว่า จากตัวอย่างที่ยกมา
คงจะเห็นข้อดีขอระบบฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์แล้ว ในขั้นต่อไปในการจะเริ่มใช้ฐานข้อมูล
อันดับแรกก็คงจะเป็นการเลือกโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลมาใช้ ในปัจจุบันโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลมีให้เลือกมากมายหลายชนิด
มีทั้งโปรแกรมที่ขายในท้องตลาดทั่วไป เช่น Microsoft access, ORACLE ฯลฯ
หรือโปรแกรมที่แจกให้ใช้ผ่านทางอินเตอร์เน็ตโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น Mysql
ฯลฯ
อันที่จริงแล้วนั้น ในการพัฒนาระบบที่ถูกต้องนั้น
จะต้องเริ่มจากการวิเคราะห์ระบบก่อนว่า ระบบของเราเป็นเช่นไร
จะมีข้อมูลอะไรบ้างที่ใช้ในระบบ
ต้องประเมินว่าจำนวนข้อมูลทั้งหมดที่จะเกิดขึ้นจะมีประมาณเท่าใด
มีการใช้ฐานข้อมูลในลักษณะใดบ้างเช่น ต้องออกรายงาน ต้องมีการแสดงผลแบบเรียล์ไทม์(real time) ฐานข้อมูลจะมีการเข้าใช้พร้อมกันหลายคนหรือไม่
เป็นต้น ซึ่งเมื่อได้ผลของการวิเคราะห์แล้ว
จึงนำไปเลือกโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลที่เหมาะสม
สามารถรองรับระบบที่เราต้องการใช้ได้
แต่สำหรับผู้เริ่มต้นแล้ว
แนะนำว่าให้เริ่มทดลองใช้ให้คุ้นเคยกับระบบการจัดการฐานข้อมูลก่อน
เพราะแทบทุกโปรแกรม ลักษณะการจัดการจะค่อนข้างคล้ายคลึงกัน
จะมีข้อแตกต่างก็แต่ว่าการใช้งานยากง่ายต่างกันเท่านั้น เช่นหน้าตาของตัวโปรแกรม
การจัดวางเมนูใช้งาน ฟังชั่นสนับสนุนการทำงานต่างๆ ซึ่งเมื่อมีความคุ้นเคยแล้ว
ก็จะทำให้สามารถเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับระบบงานที่เป็นอยู่ได้หลักการเลือกโปรแกรมระบบฐานข้อมูล การเลือกโปรแกรมระบบฐานข้อมูลมีข้อที่ควรคำนึงถึงต่อไปนี้จำนวนข้อมูลที่รองรับได้ องค์กรขนาดย่อมอาจไม่ต้องคำนึงถึงมากนัก
แต่ต้องคิดถึงการขยายในอนาคตด้วยวิธีการนำข้อมูลไปใช้
โปรแกรมระบบฐานข้อมูลทุกชนิด จะมีการเตรียมวิธีการนำข้อมูลไปใช้ไว้อยู่แล้ว
แต่รูปแบบของการนำไปใช้ จะแตกต่างกัน ในแต่ละประเภท ตรงนี้ เราต้องคำนึงถึงว่า
การนำไปใช้ของเราเป็นลักษณะใด เช่น เราต้องการรายงานออกมาในรูปตารางสรุป หรือ
อาจต้องการในรูปของกราฟแสดงผล นอกจากนั้น ยังต้องคำนึงถึงว่า
การถ่ายข้อมูลไปยังโปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้องกระทำได้หรือไม่
มีรูปแบบการนำข้อมูลออกตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เช่น
ต้องการนำข้อมูลไปเข้าโปรแกรมวิเคราะห์ทางสถิติ เป็นต้นความเป็นมาตรฐาน ความแพร่หลาย ถ้าเราใช้โปรแกรมที่มีจำนวนผู้ใช้มาก
ก็จะทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลสะดวกขึ้น นอกจากนั้นยังสามารถ ขอความช่วยเหลือและพัฒนาระบบต่อได้โดยง่ายระบบความปลอดภัย
ต้องคำนึงถึงทั้งการเก็บสำรองข้อมูลในกรณีเกิดปัญหาทางฮาร์ดแวร์ และ
ระบบป้องกันการเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่เป็นข้อมูลลับที่อาจมีการขโมยข้อมูลเกิดขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น